Mundo Logística
KPIs logísticos: qué medir y por qué importa
Gestionar una operación logística sin medirla es decidir a ciegas. Esta guía repasa los indicadores (KPI) que de verdad dicen si una cadena de suministro funciona bien: qué miden exactamente, cómo se calculan y qué umbral se considera un buen resultado en cada uno, con criterios reales, no cifras redondas sacadas de la nada.
OTIF: a tiempo y completo, el indicador que más dice de tu nivel de servicio
OTIF (On Time In Full, «a tiempo y completo») mide qué porcentaje de tus entregas llegan en la fecha acordada Y con toda la cantidad de producto pactada. Una entrega que llega puntual pero incompleta no cuenta como OTIF; una entrega completa pero con retraso, tampoco.
La fórmula es directa: (entregas a tiempo y completas ÷ total de entregas) × 100. Con un ejemplo real: si en un trimestre se hicieron 2.500 entregas y 1.975 cumplieron ambas condiciones, el OTIF de ese trimestre es del 79% (1.975 ÷ 2.500 × 100).
Como referencia del sector, un OTIF entre el 90% y el 95% se considera un buen resultado, aunque el estándar competitivo varía según la industria: el nivel de servicio exigible en alimentación fresca no es el mismo que en piezas industriales con margen de reposición amplio. Llegar al 100% de forma sostenida es prácticamente imposible en cualquier cadena de suministro con más de un eslabón: el objetivo realista es la mejora continua, no la perfección.
El OTIF importa porque conecta directamente con la confianza del cliente: aparece con frecuencia como cláusula explícita en los SLA que se firman entre proveedor y cliente, precisamente porque resume en un solo número si el compromiso de servicio se está cumpliendo de verdad.
Lead time: cuánto tarda de verdad tu cadena de suministro
El lead time es el tiempo que pasa desde que se genera un pedido a un proveedor hasta que la mercancía llega al cliente. No es un único número: se descompone en varios tramos que conviene medir por separado para saber dónde está el cuello de botella real.
Lead time de pedido: el tiempo administrativo desde que surge la necesidad hasta que se formaliza la orden de compra.
Lead time de aprovisionamiento: lo que tarda el proveedor en conseguir las materias primas necesarias para atender ese pedido.
Lead time de producción: el tiempo físico de fabricar o transformar el producto una vez los materiales ya están disponibles.
Lead time de entrega: el tramo de transporte y distribución desde la fábrica o almacén hasta el destino final.
Medir el lead time total sin descomponerlo esconde dónde está el problema real: una empresa puede tener un lead time de entrega excelente y aun así fallar al cliente porque su lead time de aprovisionamiento es el doble de largo que el de la competencia. Conocer cada tramo por separado es lo que permite negociar con criterio con un proveedor concreto, en vez de presionar de forma genérica «hay que ir más rápido».
Rotura de stock: el coste que no aparece en ningún balance directamente
La rotura de stock ocurre cuando un producto que el cliente quiere comprar no está disponible en el momento de la venta. El coste real va más allá de esa venta puntual perdida.
Cuando un cliente se encuentra con un producto agotado, puede comprar el mismo producto en otro establecimiento (venta perdida para ti, ganada por la competencia), desistir de la compra, esperar o sustituirlo por otro producto. Cada rotura es, por tanto, una venta potencial en riesgo.
Para actuar sobre las roturas conviene medirlas por referencia y por causa: errores de previsión, fallos de reposición, pedidos de reposición mal calculados o retrasos del proveedor. Por eso el stock de seguridad bien calculado (ni tan alto que inmovilice capital innecesariamente, ni tan bajo que no cubra la variabilidad real de la demanda) es una de las palancas más directas para reducir este KPI.
Shrinkage: la pérdida de inventario que nadie ve venir
El shrinkage (mermas de inventario sin causa identificada de forma inmediata: rotura, caducidad, error administrativo o hurto) es un KPI distinto de la rotura de stock, aunque relacionado: mientras la rotura de stock es «no tener lo que el cliente quiere comprar», el shrinkage es «tener menos stock del que el sistema dice que deberías tener», descubierto normalmente al hacer inventario físico.
España lidera el ranking europeo de pérdidas por shrinkage, con una tasa del 1,1% sobre la facturación total del retail. Puede sonar poco, pero sobre el volumen de ventas de una cadena mediana o grande representa una cifra real y recurrente, no un error puntual: por cada 1.000€ facturados, unos 11€ se pierden sin que el sistema de inventario supiera dónde.
Cómo se relacionan estos KPI entre sí (no son independientes)
Tratar cada indicador por separado es un error común: en la práctica, estos cuatro KPI se afectan unos a otros de forma directa, y mejorar uno sin tener en cuenta los demás puede empeorar el resultado global.
Un lead time de aprovisionamiento largo, por ejemplo, obliga a mantener más stock de seguridad para no sufrir rotura mientras llega el siguiente pedido, lo que inmoviliza más capital en inventario. Reducir ese lead time (cambiando de proveedor, o negociando mejores condiciones) permite bajar el nivel de stock de seguridad sin aumentar el riesgo de rotura, liberando capital para otra cosa.
De la misma forma, presionar para mejorar el OTIF sin atacar antes el lead time y la rotura de stock casi nunca funciona de forma sostenible: si la causa real de un OTIF bajo es que el almacén no tiene visibilidad de cuándo llegará el siguiente lote de un producto (un problema de lead time mal medido), ningún esfuerzo puntual en el momento de la entrega va a arreglarlo. Por eso conviene medir los cuatro juntos, no cada uno en su propio silo.
Cómo priorizar qué KPI mejorar primero
No conviene intentar mejorar los cuatro indicadores a la vez sin criterio. Un orden razonable, basado en qué controla directamente tu operación frente a lo que depende de terceros:
Empieza por el stock de seguridad y la rotura de stock si dependes de un solo almacén y controlas tú mismo la reposición: es la palanca más directa y la que menos depende de negociar con nadie externo.
Sigue por el lead time descompuesto por tramos si trabajas con varios proveedores: identificar cuál de los tramos (pedido, aprovisionamiento, producción, entrega) es el cuello de botella real te da argumentos concretos para renegociar condiciones, en vez de presionar en genérico.
El OTIF es el indicador de cierre: normalmente mejora solo, como consecuencia de trabajar bien los dos anteriores, más que como un KPI que se ataca de forma directa.
El shrinkage requiere un proceso aparte (control de inventario físico regular, no solo software): no se corrige con más stock ni con mejor previsión de demanda, sino con auditorías de inventario periódicas y trazabilidad real en el almacén.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia hay que medir estos KPI? El lead time y el OTIF tienen sentido revisarlos mensualmente o por trimestre natural, según el volumen de pedidos. La rotura de stock conviene vigilarla con más frecuencia (semanal) en productos de alta rotación, donde una rotura de pocos días ya supone una pérdida real acumulada.
¿Un OTIF del 100% es un objetivo realista? No, y perseguirlo a toda costa suele salir caro: mantener inventario de seguridad excesivo o rutas de transporte no optimizadas solo para cubrir el último 2-3% de casos extremos cuesta más de lo que ese margen de mejora aporta. El objetivo realista es el estándar competitivo de tu sector, no la perfección absoluta.
¿Qué software ayuda a medir estos KPI de forma automática? Un SGA bien configurado calcula rotura de stock y niveles de inventario en tiempo real; un TMS aporta los datos reales de tiempos de entrega necesarios para calcular OTIF y lead time de entrega sin depender de hojas de cálculo actualizadas a mano.
¿Es lo mismo OTIF que «nivel de servicio»? Están relacionados pero no son sinónimos: el nivel de servicio es un concepto más amplio (puede incluir atención al cliente, facilidad de devolución, disponibilidad de producto) del que el OTIF es la parte que mide específicamente el cumplimiento de la propia entrega logística. Un negocio puede tener buen nivel de servicio percibido por el cliente y aun así tener un OTIF mejorable si, por ejemplo, compensa los retrasos con un servicio de atención al cliente muy resolutivo.
Si lo que buscas es cómo elegir el software que te da estos datos en tiempo real en vez de calcularlos a mano cada mes, tenemos comparativas de SGA y de TMS para pymes.
Dos conceptos relacionados que conviene conocer: la rotación de stock y el sistema justo a tiempo (JIT), ambos ligados directamente a cuánto inventario mantener y por qué.
Un proceso relacionado con estos indicadores: el S&OP, que alinea previsión de demanda y capacidad real antes de que el desajuste se convierta en rotura de stock.